Minden számla szerepeljen a listában
Csak az elektronikus számlák szerepeljenek a listában

Mi is az elektronikus számla (e-számla)?

Valójában nem más, mint egy fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számla információkat tartalmazó adathalmaz. Az elektronikus számla formátuma az érvényes rendelkezések szerint szabadon megválasztható, azonban a számviteli törvényben meghatározott számla tartalmára vonatkozó előírásoknak meg kell felelnie. A SZÁMADÓ rendszerekben az elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott  elektronikus számla egy .DOSSZIE kiterjesztésű fájlként jön létre. (Más számlakibocsátóknál az állomány kiterjesztése más-más lehet, pl. .XML, .ES3 .) A formátum sajátossága, hogy csak speciális megjelenítő (értelmező) szoftver segítségével nyújt a felhasználója számára könnyen értelmezhető információt, ezért a számla kibocsátójának gondoskodnia kell egyúttal arról is, hogy ennek hiányában a számla befogadója számára olyan feltételekkel is elérhetővé tegye a számlát, amivel a befogadó „szabad szemmel” is, könnyedén értelmezheti azt. A SZÁMADÓ szoftverekkel készített elektronikus számlákat tartalmazó mail üzenetekbe ezért csatolásra kerülnek a számla nem aláírt .PDF és nem aláírt .XLM állományai is. Az aláírt .DOSSZIE fájl ugyanezeket a fájlokat tartalmazza, aláírva.

A PDF állományként eljuttatott „számlakép”, az ingyenesen letölthető PDF nézegető programokkal (általában Adobe Reader) jól áttekinthető - a hagyományos papír alapú számlákkal azonos megjelenésű.

A PDF azonban csak egy vizuális megjelenés, és nem számla. Lehet róla pl. könyvelni, ki lehet nyomtatni, le lehet fűzni, de adóügyi bizonylatnak nem minősül! Csak a megfelelően tárolt és archivált, elektronikus aláírással ellátott .DOSSZIE kiterjesztésű e-számla számít adóügyi bizonylatnak.

Mit kell tennem egy elektronikus számlával?

A számlát ezután nem a postás kézbesíti, hanem kapnak egy e-mail üzenetet, amiben lesz három csatolt állomány, vagy pedig ha a számla kibocsátója gondoskodik róla, akkor egy erre a célra létrehozott web oldalról lehet azokat letölteni. A csatolt vagy letölthető állományok a következőek:

• Az egyik a számla PDF képe, ami nem hiteles, nem adóügyi bizonylat, csak megtekintésre szolgál, illetve olyan kiegészítő adatokat tartalmazhat, amelyek a XML szerkezetű .DOSSZIE formátumban nem értelmezettek, így nem is szerepelnek. (Pl. megjegyzések.)

• A másik egy nem aláírt XML kiterjesztésű állomány, szintén nem hiteles másolata az aláírt számlának, és ez sem számít adóügyi bizonylatnak. Ezt akkor lehet használni, ha a számla befogadójának olyan ügyviteli rendszere van , amelyik képes e-számlát tartalmazó XML állományból adatokat beolvasni. Ezzel a befogadó oldalon le lehet rövidíteni a kézi adatrögzítés munkaidejét, és a gépelésből adódó emberi hibák is kiküszöbölhetőek.

• A harmadik, és egyben a legfontosabb egy .DOSSZIE kiterjesztésű állomány. Ez az aláírt, hiteles, adóügyi bizonylat. A SZÁMADÓ szoftverek az .XML kiterjesztésű állományok mellett ezeket is képesek importálni. Az aláírás hitelességét és az állomány tartalmát vagy a SZÁMADÓ dokumentumkezelő modulban lehet ellenőrizni, vagy  akinek nincs ilyen, annak a Netlock Kft honlapjáról ingyenesen letölthető Mokka  nevezetű program áll a rendelkezésére, ami szintén alkalmas az aláírás hitelességének ellenőrzésre és tartalom megjelenítésére.

Alapesetben (SZÁMADÓ használata nélkül, vagy 1.12-esnél korábbi verziót használva) ugyanúgy kell eljárni, mintha papír alapú, a postás által meghozott számla lenne. A PDF állományból a monitoron (esetleg papírra kinyomtatva) kiolvashatók az adatok, akár mint egy hagyományos számláról Ez alapján le lehet könyvelni és ki lehet fizetni a számlát.

Lényeges, hogy egy erre a célra létrehozott mappába az e-mailhez csatolt vagy innen letöltött állományokat el kell menteni, és ennek a mappának a rendszeres biztonsági mentéséről gondoskodni kell, mert egy adóellenőrzés során, ha nem is a mentést, de ezeket az állományokat esetleg be kell mutatni. A megőrzési kötelezettség 8 évet ír elő, és nem elegendő ez idő alatt megőrizni az elektronikus számlát, rendelkezni kell az azt megnyitni képes szoftverrel is.

Ha az ügyviteli program fel van készítve e-számla befogadására, mint például a SZÁMADÓ (az 1.12-es változattól kezdve), akkor még egyszerűbb a helyzet. A csatolt állományban kapott vagy innen letöltött .DOSSZIE  formátumú állományt ki kell menteni egy mappába majd a SZÁMADÓ-ba be kell olvastatni. Ekkor az elektronikus számlából minden adat bekerül egy új bizonylatba, és csak a kontírozási kódokat, vagy esetleg a munkaszámokat kell kézzel rögzíteni, illetve még természetesen a számla megfizetéséről kell gondoskodni. Azoknál a felhasználóknál, ahol az automatikus iktatás be van kapcsolva, az e-számla automatikusan bekerül az iktató rendszerbe, éppúgy kap iktatószámot és ugyanolyan úton halad, mint a papír alapú, jelenleg még szkennelt, és kézzel rögzített társai; tehát a megszokott módon kerül be a jóváhagyási folyamatba. Ebben az esetben a megőrzési kötelezettségnek a SZÁMADÓ használatával könnyen elget lehet tenni, hiszen a SZÁMADÓ tárolja a befogadott elektronikus számlákat, és képes azokat meg is nyitni.

Figyelem, az elektronikus számlák őrzése a befogadó feladata! A SZÁMADÓ Kft az itt elérhető számla letöltési szolgáltatással nem vállalja magára az archiválás, mentés kötelezettségét, a befogadónál vagy a saját rendszerében történt esetleges adatvesztés esetén az abból adódó károkért nem vállal felelősséget.